évènementiel et coronavirus

 

A court terme la façon de faire la fête va changer. Il est apparu durant le confinement ce qui a été appelé les événements 2.0. Ils ont bien dépanné durant ces 2 mois mais nous ne les retiendrons pas comme piste pour l’avenir.

Nous avons modestement essayé de tracer des pistes de réflexion pour parvenir à organiser des évènements d'envergure en cohabitant avec le Covid-19.

Rassurer en amont

Il faudra rassurer les potentiels participants mais aussi les intervenants et leurs staffs. Il sera important d’expliquer ce qui va changer et ce qui demeurera comme avant. Voici quelques pistes pour rassurer les participants :

  • Digitalisation des étapes d’inscription et de tout ce qui se passe avant l’événement. Inscription sur plateforme dédiée et scan du billet sur smartphone ou par RFID (lecture sans contact longue distance) pour éviter les contacts. Mise en place de Drive pour la remise des Kits Participants (voire envoi postal).
  • Signature numérique d'une décharge 24H avant l’événement afin que le participant atteste qu’il ne présente aucun symptôme. Cela permettra à chacun de se responsabiliser.
  • Prise de température à l’arrivée des participants par testeur frontal digital ou par caméra thermique.

Équiper les Participants et les Intervenants

La mise à disposition de masque et de gel hydroalcoolique semble évidente. Ces deux accessoires pourront être marqués au nom de l’événement ou d’un sponsor qui prendrait en charge le coût.

Pour le Staff, des équipements de protection plus élaborés pourront être imaginés tel que des casquettes visière ou des boucliers intégrés…

masque Covid avec logo évènement

Organiser les arrivées et les déplacements

On peut utiliser la technologie pour valider les entrées et réguler les flux avec une application qui va tracker les participants (avec les problématiques de respect de la vie privée que cela peut engendrer) mais aussi utiliser des tags RFID remis an amont afin d’accorder l’accès à l’événement et réguler les flux en direct.

L'arrivée des participants pourra être envisagée par vague à des heures définis lors de l’inscription.

Comme indiqué un peu plus haut il sera possible d'utiliser des thermomètres ou des caméras thermiques afin de prendre la température aux participants.

Les vestiaires pourront être autonomes et sans contact. Chaque participant pourra déposer ses affaires et récupérer une clé ou un code comme dans les gares.

Le fléchage afin de se rendre à des endroits précis tels que les toilettes devra être fait de façon à ne pas se croiser. Des personnels du staff devront veiller aux respects des consignes.

QR Code Filtrage d'entrée billeterie évènement Bracelet RFID évènementportique camera thermiquecamera thermique

Distribuer les Kits et les Goodies

La distribution de Goodies et de Kit Participant est un problème. Pour certains gros événements il sera peut-être envisageable de prévoir un envoi postal. Il sera également possible de prévoir la remise en Drive, très en vogue depuis le début de la crise sanitaire.

Se distancier

Sur un même espace, on pourra nécessairement regrouper moins de personnes. Pourquoi pas imaginer des zones pour les groupes qui sont venus ensemble ou la distanciation sera un peu moins importantes. Ces zones pourront être réservées lors de l’inscription.

Suivant les normes actuelles, l’espace dédié à l’événement devra permettre de respecter une distanciation physique minimum de 4m² par participant

 

Se restaurer

Il faudra éviter les queues à tout prix ! On peut imaginer que les participants puissent, avec leur Smartphone, commander les boissons et le snacking. Un serveur pourra lui apporter.

Bien entendu l'argent liquide sera proscrit et pourra être remplacé par le paiement CB sans contact ou directement en ligne.

Les distributeurs automatiques ne semblent pas indiqués car il devront être nettoyés à chaque utilisation. En revanche, les gobelets et autres accessoires jetables, si possible éco-responsable, seront préférés.

Danser

C’est aussi un défi ! Le regroupement par groupe peut-être une solution afin d’éviter la piste de danse. Ainsi chaque groupe dansera dans son coin avec des distanciation satisfaisante. Un peu comme si tout le monde avait son Carré VIP !

Le fait de diffuser de la musique avec un volume suffisant sur certains grands espaces pourrait être compliqué. Il serait alors possible d'envisager des casques Bluetooth mis à la disposition des participants.

Labelliser ?

Sans pour autant parler de label, il est fort à parier que le gouvernement mettra à disposition un cahier des charges assez stricte. Il est possible que pour même des événements de moins de 5.000 personnes le préfet ait son mot à dire.

In fine cela donnera confiance aux participants.

Durer

Il faudra aussi prévoir éventuellement une durée plus longue pour la tenue de l’événement. Ce dernier pourra se dérouler sur une journée entière voire plusieurs jours.

Dans la même idée, il est possible d’envisager des événements ambulants : après le Food Truc, l’Event Truck !

Échanger

Dans un événement, que se soit un festival, une fête de village ou encore une foire l’échange est primordial. Les règles de distanciation ne nous empêchent pas de nous parler..

Par contre il est plus délicat d'échanger une carte de visite ou un document, de signer un contrat... Ces types d'échange devront être numériques (technologies Bluetooth ou NFC par exemple).

Nettoyer

Le nettoyage ne devra plus s’envisager uniquement à la fin de l’événement mais tout au long de celui-ci. La possibilité d’utiliser des procédés automatisés de nettoyage tel que les rayons UV devra être étudier tout comme la purification de l’air dans les endroits clos.

 

Des travaux sont en ce moment menés par le gouvernement, les syndicats des secteurs concernés et les décideurs. Nous tiendrons cette page régulièrement à jour afin de tenir compte des dernières nouvelles sur le secteur de l’événementiel.

 

*Sources :

https://www.gouvernement.fr/info-coronavirus

https://www.lemonde.fr/politique/article/2020/05/07/deconfinement-ce-qu-il-faut-retenir-des-annonces-d-edouard-philippe_6039011_823448.html

https://www.service-public.fr/particuliers/actualites/A14013

https://www.touslesfestivals.com/actualites/pas-de-festivals-de-plus-de-5000-personnes-avant-le-mois-de-septembre-280420